چگونه تفویض اختیار کنیم؟ + ۱۰ نکته برای واگذار کردن امور به کارکنان
واگذار کردن امور به کارکنان که به اصطلاح تفویض اختیار (به انگلیسی Delegation) نیز نامیده می‌شود؛ یعنی اینکه انجام دادن بخشی از کارتان را به شخص دیگری (در اینجا کارکنان و کارمندان زیردست) بسپارید.
تفویض اختیار یا واگذار کردن امور به کارکنان یک مهارت مهم و ضروری در دنیای بیزینس و تجارت است؛ زیرا شما نمی‌توانید هر وظیفه‌ای را صرف نظر از پست و مقام خود انجام دهید. همه برای دستیابی به معاملات بهتر، سریع‌تر و پربار به کمک نیاز دارند. واگذاری کارها به کارکنان یا تفویض اختیار آنها را برای تکالیف آینده آماده می‌کند و همچنین آنها را برای انجام کارآمد وظایف آتی آماده می‌سازد.
واگذار کردن امور به کارکنان یا تفویض اختیار یک منحنی یادگیری است (منحنی یادگیری رابطه بین میزان مهارت افراد در انجام یک کار و میزان تجربه آنهاست. مهارت معمولاً با افزایش تجربه افزایش می‌یابد، به این معنا که هرچه فردی وظیفه‌ای را بیشتر انجام دهد، بهتر از عهده‌ی آن برمی‌آید.)؛ چرا که رشد شخصی و حرفه‌ای کارکنان را در کنار توسعه‌ی سازمان یا شرکت تضمین می‌کند. تعیین وظایف و تفویض اختیار به کارمند مناسب به عهده‌ی مدیر است تا تیم بتواند عملکرد بهتری داشته باشد. تفویض اختیار و مسئولیت و واگذاری امور نشان می‌دهد که مدیر به قابلیت‌ها و توانمندی‌های کارکنان خود اعتماد کرده و برای آنها ارزش قائل است و صلاحیت آنها را تصدیق می‌کند.
حوزه اصلی و تخصصی گروه ما ثبت شرکت در آلمان و اخذ اقامت آلمان از طریق ثبت شرکت است. در این باره بیشتر بدانید.
۱۰ نکته برای تفویض اختیار و واگذار کردن امور به کارکنان
برای اینکه یک تفویض اختیار موفق داشته باشیم و در واگذار کردن امور به کارکنان بهترین نتیجه را بگیریم، باید به نکات زیادی توجه کنیم.
۱) ایجاد رابطه با کارمندان
قبل از واگذاری کار به کارکنان و تفویض اختیار، ایجاد یک رابطه حرفه‌ای با کارمندان ضروری است. شما باید کارمندان خود را بشناسید و مطمئن باشید که کارهایی که به آنها واگذار می‌کنید، با موفقیت و به موقع به پایان می‌رسد. به طور منظم با آنها ارتباط برقرار کنید تا بتوانید طرز فکرشان را درک کنید.
صحبت کردن و گوش دادن به کارکنان و دیدن کار آنها در پروژه‌های دیگر به شما کمک می‌کند تا تصویر واضحی از توانایی‌های آنها برای کنترل مشکلات احتمالی بدست آورید. به زبان بدن کارکنان خود نگاه کنید؛ چرا که تصویر واضح‌تری از شرایط و توانایی‌های آنها بیان می‌کند. فراموش نکنید که واگذاری کار به کارکنان و تفویض اختیار، باعث ایجاد اعتماد بین شما و کارکنان‌تان می‌شود که این موضوع می‌تواند سازمان شما را به جلو پیش ببرد.
۲) تفویض اختیار به شخص مناسب
یافتن فرد مناسب برای واگذاری کارها و تفویض اختیار کار چندان ساده‌ای هم نیست. یافتن چنین شخصی در سازمان‌تان به تجربه و تحقیقات دقیق شما بستگی دارد. مهم است بدانید که قبل از واگذاری کارها به کارمند خود، او دارای مهارت‌ها و دانش لازم برای انجام آن کارهاست.
حتی در واگذاری کوچک‌ترین کارها نیز تصادفی کسی را انتخاب نکنید. هر کس دارای مهارت‌ها و نقاط قوت و ضعف متفاوتی است؛ بنابراین باید در انتخاب خود دقیق باشید و از قبل توانایی‌های لازم برای انجام هر کاری را تعیین کنید. هنگامی که تصمیم خود را گرفتید و فرد موردنظرتان را برای تفویض اختیار و واگذاری کارها انتخاب کردید، باید به او اختیار و آزادی عمل لازم بدهید تا با توجه به شایستگی خود آن کار را در یک موعد زمانی خاص، انجام دهد.
اطمینان حاصل کنید که همگی کارکنان می‌دانند که شما آن وظیفه یا مسئولیت بخصوص را به کدام یک از کارکنان واگذار کرده‌اید تا او بتواند از همکاران و زیردستانش هرگونه حمایت مربوطه را بخواهد.
۳) انتظارات خود را واضح و شفاف بیان کنید.
توضیح دقیق وظایف و روشن ساختن انتظارات شما از کارکنانی که کارتان را به آنها واگذار کردید، بسیار مهم است. در تفویض اختیار، شما باید اطلاعات و اسناد لازم را با جزئیات به کارمند انتخاب شده بدهید تا وی بتواند دستورات شما را به طور کامل دنبال کند. اگر برای اولین بار کاری را به او واگذار می‌کنید، مهلت انجام کار و انتظارات خود را به طور روشن بیان کنید.
اگر نیاز دارید که او دستورالعمل‌های خاصی را به طور قطعی دنبال کند، آن را اعلام کنید و اگر می‌خواهید او به طور مستقل کار کند نیز به او اطلاع دهید. در تفویض اختیار ارتباطات مسئله‌ای کلیدی است؛ پس قبل از واگذاری کار به کارمندان در خواسته‌های خود صریح باشید.
بهتر است کارکنان خود را در جریان امور و مراحل مهم مربوط به هر کاری و تاثیر آن پروژه بر شرکت قرار دهید.
یکی دیگر از خدمات گروه ما حسابداری و مشاوره مالیاتی در آلمان است که داشتن اطلاعات در این زمینه خالی از لطف نیست.
حسابداری و مشاوره مالیاتی در آلمان
۴) در دسترس باشید.
درست است که در تفویض اختیار، شما یک کار مهم را به کارمند خود واگذار کرده‌اید تا او آن را انجام دهد اما مطمئن شوید که او می‌داند در هر زمان از تایم کاری به شما دسترسی کامل دارد. این اتفاق به او اطمینان خاطر می‌دهد که هر تصمیمی را می‌تواند به طور مستقل اتخاذ کند و همچنین از شما در انجام آن مشورت بگیرد.
در تفویض اختیار، کارکنان خود را تشویق کنید تا هر گونه سوال و پرسشی که به ذهنشان خطور می‌کند را بپرسند تا شما بتوانید شبهات آنها را برطرف کنید. بهتر است مشکلات احتمالی را در همان ابتدای کار حل کنید تا اینکه منتظر اتفاق افتادن آنها باشید. قبل از واگذاری کار به کارمندان، از در دسترس بودن خود مطمئن باشید.
۵) جلساتی را در فواصل زمانی منظم برگزار کنید.
در تفویض اختیار، اهمیت برگزاری ملاقات در فواصل منظم زمانی و بررسی متقابل کارهای انجام شده بسیار زیاد است. فرقی نمی‌کند که کاری که به یک یا چند کارمند واگذار کرده‌اید، یک پروژه کوتاه مدت است یا یک پروژه بلند مدت؛ در هر صورت، جلساتی را به صورت هفتگی حول آن امور واگذار شده تشکیل دهید و اطمینان حاصل کنید که به همگی افراد مربوطه اطلاع می‌دهید که در جلسه حضور پیدا کنند. برای کارمندان شما، این جلسات بسیار مهم است؛ زیرا آنها می‌توانند هر گونه سوال یا ابهامی را با شما در میان بگذارند.
حمایت و راهنمایی‌های شما می‌تواند تقویت‌کننده‌ی تلاش‌های آنها باشد. اگر فرایند تفویض اختیار و واگذاری کارها بدون مشکل اجرا می‌شود، از کارمند یا کارمندانی را که برای انجام آنها انتخاب کرده‌اید قدردانی کنید. اگر هم کارها طبق موعد تعیین شده انجام نشده است، ببینید که مشکل کجاست و در صورت نیاز یک هشدار عادلانه به کارمند یا کارمندان مربوطه بدهید. اطمینان حاصل کنید که از هر اتفاقی که در حال رخ دادن است، آگاه هستید؛ چرا که تصمیم برای تفویض اختیار و واگذاری کارها به کارمندان با شما بود و تکمیل این پروژه بر عهده‌ی شماست.
سال‌ها فعالیت بعنوان مشاور در خرید صنعتی این فرصت را به من داده است تا از موقعیت‌های متفاوتی که پیش رو داشته‌ام، کسب تجربه کنم. این تجارب می‌تواند در راه اندازی و فعال نمودن شرکت نوپای شما در آلمان مثمرثمر باشد.
۶) تقویت حس مسئولیت پذیری
وقتی کاری را به کارمندان خود واگذار می‌کنید و تفویض اختیار انجام می‌دهید، به هیچ عنوان از حجم کاری خود کم نمی‌کنید؛ بلکه این کار فرایندی است که از طریق آن شما کارکنان خود را به انجام کارها به شیوه‌ای مسئولیت‌پذیرانه و بهتر تشویق می‌کنید. در واقع تفویض اختیار حس مسئولیت پذیری را در کارکنان سازمان ایجاد و تقویت می‌کند تا آنها بتوانند با گذشت زمان، مسئولیت‌های بیشتری را بر عهده بگیرند.
۷) زمانی را برای بازخوردها اختصاص دهید.
هنگامی‌که تفویض اختیار انجام می‌دهید و کاری را به سایرین واگذار می‌کنید، لازم است زمانی را به ثبت بازخوردهای لازم به کارمند یا کارمندانی که برای انجام آن کار انتخاب کرده‌اید، اختصاص دهید. این کار به شما در کسب اطلاعات در مورد تمامی جنبه‌های اعضای تیم و پروژه‌های شما کمک می‌کند.
به سخنان کارکنان خود به خوبی گوش دهید و بدانید که آیا آنها با مشکل روبرو هستند یا خیر. از آنها بخواهید بازخوردهای واقعی ارائه دهند تا بتوانید مشکلاتی را که با آنها روبرو هستند، به خوبی درک کنید. اطمینان حاصل کنید که برای مقابله با چنین جنبه‌های منفی اقدامات سریع و قاطع انجام می‌دهید.
۸) یک پروژه کامل را به یک کارمند واگذار کنید.
واگذاری کل یک پروژه فقط به یک کارمند می‌تواند یک حرکت هوشمندانه باشد. با این کار، شما یک فرد را رهبر می‌کنید و اجازه می‌دهید دیگران زیر نظر او کار کنند تا هیچگونه سردرگمی در بین اعضاء در مورد رهبر تیم ایجاد نشود. برای هر کسی بهتر است که یک رئیس در تیم وجود داشته باشد و او کسی باشد که تیم خود را انتخاب کرده و بر اساس آن به هر عضو رسیدگی کند.
قبل از اینکه تفویض اختیار انجام دهید و کار را به کارمند مدنظرتان واگذار کنید، مطمئن شوید که او از بزرگی پروژه آگاه است و از مسئولیت پذیری و انتظارات خود به او بگویید. اطمینان حاصل کنید که وی از سایر اعضای سازمان برای تکمیل پروژه به موقع پشتیبانی مورد نیاز را دریافت می‌کند.
۹) بر اساس توانایی‌ها و نقاط قوت کارمندان تفویض اختیار کنید.
هر کارمند دارای مجموعه‌ای از مهارت‌ها و دانش‌هاست. سعی کنید با جزئیات دقیق کارمندان خود را بشناسید تا بتوانید کارها را مطابق با استعدادها به کارکنان واگذار کنید. اطمینان حاصل کنید که از شخصیت‌های منحصربه‌فرد کارکنان خود استفاده کرده و کارها را بر اساس آنها واگذار می‌کنید تا بهترین نتایج را بدست آورید.
از دیگر خدماتی که باید پس از ثبت شرکت در آلمان از آن بهره ببرید، خدمات حقوقی و خدمات ویرچوال آفیس در آلمان است. با کلیک بر لینک های زیر با این خدمات آشنا می‌شوید.
۱۰) انتظارات منطقی داشته باشید.
پس از تفویض اختیار و واگذاری کارها به کارکنان خود باید صبور باشید. اگر برای اولین بار کاری را به کارمندی واگذار می‌کنید، باید توجه داشته باشید که او مطمئناً به زمان بیشتری برای تکمیل پروژه مذکور نیاز خواهد داشت. هنگامی‌که دیگر باور نداشته باشید که این تنها شما هستید که این کار را به درستی انجام می‌دهید، انتظار نتایج خوب از دیگران آسان‌تر می‌شود.
قبل از واگذاری کار به کارکنان، مطمئن شوید که انتظاراتتان منطقی است. به او آزادی عمل، اختیار، اطلاعات و منابع بدهید و فقط منتظر بمانید و تماشا کنید. در ۹۰٪ موارد، کارمندان شما را با نتایج خوب متعجب خواهند کرد! از تلاش‌های آنها قدردانی کنید.
آنچه در این مقاله گفته شد، نکاتی بود برای آنکه بتوانید تفویض اختیار کنید و امور را به کارمندان سازمان خود واگذار کنید. امیدواریم این نکات به شما در تفویض اختیار بهتر کمک کند.