تعریف و ساختار هیئت مدیره در سازمان ها

هیئت مدیره به گروهی از افراد اشاره می­‌کند که نماینده سهامداران می­‌باشند. آنها توسط سهامداران انتخاب می­‌شوند تا فعالیت های سازمان­‌ها را تحت نظارت قرار دهند و مطمئن شوند که از دارایی­‌ها محافظت می­‌شود و سرمایه‌­های سهامداران بازمی­‌گردد.

مزایا و امتیازات هیئت مدیره علاوه بر حقوق سالیانه شامل اختیارات سهام و سود و مزایای اضافی می­‌باشد. حقوق کل هیئت مدیره از شرکتی به شرکت دیگر و از شخصی به شخص دیگر تفاوت دارد.

 

حوزه اصلی و تخصصی گروه ما ثبت شرکت در آلمان و اخذ اقامت آلمان از طریق ثبت شرکت است. در این باره بیشتر بدانید.

ثبت شرکت در آلمان

اقامت آلمان از طریق ثبت شرکت

 

ساختار هیئت مدیره

انتخاب هیئت مدیره برای همه­‌ی سازمان‌ها الزامی است؛ چه آن سازمان دولتی، با سهامی عام و یا خاص باشد. هیأت مدیره مسئول سیاست­‌ها و نظارت کلی به اهداف سازمان­ می­‌باشد و مسئولیت نتایج و آثار عملکردهای آنها را می­‌پذیرند.

ساختار هیئت مدیره شامل افراد مختلفی است که به عنوان مدیر شناخته می‌­شوند. این افراد سهامداران شرکت هستند که هیئت مدیره را انتخاب می­‌کنند. گاهی اوقات برخی مدیران در جایگاه مدیریتی یا مدیران اجرایی در سازمان مشغول به کار هستند.

نقش، مسئولیت‌­ها، وظایف و قدرت هیئت مدیره طبق قوانین حاکم و همچنین اساسنامه و چارچوب قانونی و مشروع خود سازمان از پیش تعیین می­‌شود. این اساسنامه ­است که تعداد اعضای هیئت مدیره و اینکه چطور باید انتخاب شوند را تعیین می‌کند. دوره مدیریت اعضای هیئت مدیره بسته به ساختار سازمانی می تواند یک دوره یک ساله و یا چند ساله باشد.

در برخی شرکت­‌ها، تنها درصد یا تعداد مشخصی از مدیران برای انتخابات حضور دارند. اکثر شرکت­‌ها تمام اعضای هیئت مدیره را به طور کامل برای جلوگیری از برخی از شوک های نامطلوب تغییر نمی‌­دهند.

 

یکی دیگر از خدمات گروه ما حسابداری و مشاوره مالیاتی در آلمان است که داشتن اطلاعات در این زمینه خالی از لطف نیست.

حسابداری و مشاوره مالیاتی در آلمان

 

مشخصات اعضای هیئت مدیره

اگر سازمان شما در حال شکل گیری است، به دنبال مشخصات ذیل در اعضای هیئت مدیره باشید:

1. عضو هیئت مدیره باید در یک زمینه خاص تخصص داشته باشد و فایده و سودمندی تخصص وی باید برای سازمان ثابت شود.
2. به دنبال عضوی باشید که بتواند برای سازمانی که کار می کند، افزایش سرمایه و پول ایجاد کند. این توانایی مهمی است و می تواند کمک چشمگیری برای سازمان در روزهای ابتدایی باشد.
3. اعضای هیئت مدیره باید زمانی برای قبول وظایف داشته باشند. آنها باید در جلسات متعددی شرکت کنند و زمان کافی داشته باشد.
4. افرادی که به عنوان هیئت مدیره انتخاب می­‌شوند، باید قابلیت مدیریت و رهبری داشته باشند. آنها باید ریزه کاری‌های تجارت را بدانند و از تجاربشان در جهت منافع شرکت استفاده کنند.
5. یکی از ویژگی­‌های مهم و الزامی اعضای هیئت مدیره این است که باید نسبت به سازمان متعهد باشند و برای ساماندهی آن به هر قیمتی تلاش کنند.
6. هیچگونه مغایرت مالی در انجام و اجرای وظایف نباید وجود داشته باشد. به دنبال اعضایی برای هیئت مدیره باشید که به دنبال منفعت طلبی شخصی از سازمان در ازای انجام کار نباشند؛ در غیر اینصورت شرکت را به ورشکستگی می­‌کشاند.

 

 

انواع هیئت مدیره

انواع مختلفی از هیئت مدیره در سازمان ها وجود دارد که به برخی از آنها به شرح زیر اشاره می کنیم.

1. مدیر غیراجرایی (عضو غیرموظف هیئت مدیره)

مدیر غیراجرایی اغلب متخصص در صنعت است که برای خدمات تخصصی‌­اش به کار گرفته می‌­شود. وی نه جایگاه اجرایی و نه فعالیت­‌های روزانه­‌ای در شرکت دارد. فقط مشاور تخصصی در امور تجاری شرکت می باشد.

2. مدیر اجرایی

مدیر اجرایی، همانطور که از اسمش پیداست، جایگاه و موقعیت اجرایی در شرکت دارد. ایشان در تصمیم گیری مربوط به فعالیت‌های روزانه شرکت مشارکت دارد.

3. مدیر عامل

هیئت مدیره، مدیرعامل یک شرکت را منصوب می‌کند. وی کنترل کامل روی عملکردهای روزانه سازمان دارد و مدیر اجرایی می‌باشد که به عنوان مدیر عامل (CEO) شرکت معرفی می­‌شود.

4. مدیر عملیاتی (مدیر میانی)

مدیر عملیاتی (مدیر میانی) شخصی است که در جایگاه مدیر قرار نمی­‌گیرد اما وظایف مشابهی، همانند مسئولیت‌های مدیر رسمی دارد.

5. مدیر همراه (ملازم)

مدیر همراه نیز عنوان رسمی ندارد، اما می‌­تواند روی تصمیم گیری‌­های هیئت مدیره تأثیر داشته باشد.

 

از دیگر خدماتی که باید پس از ثبت شرکت در آلمان از آن بهره ببرید، خدمات حقوقی و خدمات ویرچوال آفیس در آلمان است. با کلیک بر لینک های زیر با این خدمات آشنا می‌شوید.

خدمات حقوقی در آلمان

خدمات ویرچوال آفیس در آلمان

 

مسئولیت های هیئت مدیره

مسئولیت های هیئت مدیره در ذیل تعریف شده است:

1. مسئولیت‌های هیئت مدیره شامل اجرای دستورالعمل شرکت است. استراتژی شرکت شامل تعیین چشم انداز، اهداف و مأموریت و وظایف شرکت است. اولین کاری که هیئت مدیره بعد از تشکیل شدن انجام می دهد، ایجاد بیانیه مأموریت (یا شرح وظایف) سازمان با کمک مدیرعامل شرکت می باشد. این بیانیه تضمین می­‌کند که تمامی عملکردهای شرکت ضمیمه این مأموریت یا وظیفه می­‌شود. هیئت مدیره بعد از بررسی دقیق و اجرای دقیق آیین نامه قادر به تغییر وظیفه سازمان­ می­‌باشد.
2. هیئت مدیره افرادی هستند که اختیار و صلاحیت تعیین وظایف مدیر ارشد اجرایی یا مدیرعامل را دارند.
3. هیئت مدیره مسئول فعالیت‌­های روزانه شرکت نیست و همچنین درگیر فرآیند تصمیم گیری روزانه نمی باشد، بلکه تصمیم­‌گیری­‌ها به وسیله مدیران و مجریان سازمان اجرا می­‌شود. تنها وظایف کلی برعهده­‌ی هیئت مدیره می‌­باشد و بررسی تمام عملکردهای مدیران اجرایی و مقامات برعهده­‌ی آنهاست.
4. هیئت مدیره ضمانت می­‌کند که سازمان دارای مقدار کافی منابع مالی برای اجرای فعالیت های تجاری است.
5. یکی دیگر از مسئولیت هایی که هیئت مدیره قادر به تعیین آن است، تصویب و تأیید بودجه سالانه در سازمان است.
6. از دیگر مسئولیت‌ها و وظایف مهم هیئت مدیره، ارزیابی مدیرکل یا مدیرعامل سازمان است و انتخاب کاندیدای مدیرعاملی بر عهده هیئت مدیره است. هیئت مدیره باید جوانب مختلف مانند مدرک تحصیلی و صلاحیت، تجربه، شیوه کار و سوابق گذشته را قبل از تعیین مدیرعامل بررسی کند، که آیا وی برای این سمت در شرکت مناسب است یا خیر. مسئولیت هیئت مدیره به حفظ وظایف مدیرعامل، نظارت و ارزیابی بر کار وی با فواصل منظم همچنین تصمیم گیری در مورد مزایا و پاداش محدود می­‌شود.
7. وظایف هیئت مدیره شامل اجرای دقیق و درست وظیفه (یا امانتداری) در سازمان می باشد. هیئت مدیره الزامات حقوقی و قانونی و مالی را بر عهده دارد و این کار را با حسن نیت انجام می‌­دهد. همچنین حفاظت از منافع سرمایه گذاران و اطمینان پیدا کردن از اینکه تمام سرمایه­‌ها درست و بدون اشکال هستند بر عهده هیئت مدیره است. این سرمایه­‌ها شامل سرمایه انسانی، تجهیزات، وسایل و امکانات و همچنین کارخانه و ماشین آلات می شوند. اعضای هیئت مدیره نباید هیچگونه اختلاف و تعارضی در منافع داشته باشند و تمام مسائل و موضوعات سازمان باید بر منافع شخصی هیئت مدیره اولویت داشته باشد.
8. هیئت مدیره ارزیابی و پرداخت سود سهام و همچنین پیشنهاد تقسیم سهام را نیز برعهده دارد. همچنین بر کارهای مرتبط با خرید مجدد سهام نظارت دارد.
9. همچنین از مسئولیت های هیئت مدیره ممانعت یا توصیه به مسائل مربوط به ادغام و دستاوردهای شرکت است.
10. یکی از مهم ترین مسئولیت های هیئت مدیره، ایجاد سیستمی حاکم و اداری بر پایه مجموعه­‌ای از سیاست‌­هاست. هیئت مدیره سیاست هایی را ایجاد می­‌کند که به عنوان یک عامل هدایت کننده برای همه­‌ی اعضای هیئت مدیره و همچنین عملکرد مدیر کل یا مدیرعامل عمل می­‌کند. این سیاست­‌ها اغلب کلی هستند بنابراین هیئت مدیره و مدیر در رسیدن به اهداف سازمان دارای فرصت و آزادی عمل هستند.
11. از دیگر مسئولیت های هیئت مدیره ایجاد یک سیستم حاکم است که در آن به وضوح بیان می‌­شود که چطور هیئت مدیره با مدیرعامل یا مدیر کل شرکت همکاری و ارتباط داشته باشد. در برخی موارد، جلسات ماهی یکبار برگزار می­‌شود و گاهی اوقات از چهار تا هشت جلسه در سال متفاوت است.
12. همچنین مسئولیت های هیئت مدیره شامل برعهده گرفتن فرآیند حسابرسی (بازرسی) است. این هیئت مدیره است که تضمین می‌­کند که بازرسی یا حسابرسی دقیقاً هر سال انجام شود و صورت های مالی شرکت را تأیید می‌­کند.
13. هیئت مدیره قرار ملاقات­‌ها و انتخاب مقامات مهم و ارشد و اجرایی را در جلسات سالانه نظارت می­‌کند.

 

نتیجه‌­گیری

هیئت مدیره یک مجموعه حاکم است که به منظور کمک کردن به تمام سهامداران و منافع آنها در یک سازمان ایجاد می­‌شود.

یک هیئت مدیره تصویر روشنی از مسئولیت ها و انتظارات خود دارد و به همین دلیل ارزشی کیفی به سازمان ارائه می­‌دهد تا شرکت بتواند به بهترین شیوه ممکن کار کند.