تفاوت بین کوتیشن، پروفرما اینویس و اینویس در بازرگانی بین الملل

وقتی که صحبت از صدور قیمت و یا پرداخت مبالغ مربوط به خرید کالاها و خدمات در بازرگانی بین الملل مطرح می شود، ضروری است تا با برخی از اسناد مهم نظیر مظنه قیمت، پیش فاکتور و فاکتور آشنایی داشته باشیم و تفاوت بین آنها و کاربرد هر یک را به خوبی درک کنیم.

در این مقاله به بررسی این اسناد می پردازیم.

صدور صورتحساب جهت دریافت وجه کالا یا خدمات عرضه شده به مشتری بخش مهمی از فرایند فروش است. صدور برخی از اسناد نظیر فاکتور به لحاظ قانونی الزامی است؛ چون شرکت ها بر اساس فاکتورهای صادره موظف به ثبت خرید و فروش در دفاتر حسابداری خود هستند. فروشندگان از شروع به مذاکرات اولیه با مشتری تا تحویل کالا اسناد متفاوتی را صادر می کنند که در این بین چهار سند زیر از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.

• مظنه قیمت (Quotation)
• پیش فاکتور (Proforma Invoice)
• فاکتور (Invoice)
• رسید تحویل کالا (Delivery Note)

 

حوزه اصلی و تخصصی گروه ما ثبت شرکت در آلمان و اخذ اقامت آلمان از طریق ثبت شرکت است. در این باره بیشتر بدانید.

ثبت شرکت در آلمان

اقامت آلمان از طریق ثبت شرکت

 

 

کوتیشن (Quotation)

کوتیشن سندی است که توسط فروشنده صادر می شود و در آن قیمت کالا یا خدمات مورد انتظار خریدار و برخی از شرایط نظیر زمان تحویل و یا شرایط پرداخت بصورت خلاصه ذکر می شود. قیمت پیشنهادی فروشنده در کوتیشن می تواند تقریبی باشد، گرچه شرکت ها معمولا تا تکمیل مذاکرات خود با خریدار و صدور پرفورما و یا فاکتور نهایی معمولا قیمت های مندرج در کوتیشن را حفظ می کنند.

کوتیشن سندی است که در شروع به مذاکره توسط فروشنده صادر می شود تا بر اساس آن مذاکرات و توافقات لازم انجام پذیرد. کوتیشن مدرک یا سند رسمی برای دریافت وجه از خریدار محسوب نمی شود و در دفاتر حسابداری قابلیت ثبت ندارد. این سند معمولا به این دلیل صادر می شود که در قدم های بعدی یعنی صدور پیش فاکتور برای عقد قرارداد و یا فاکتور نهایی برای تحویل کالا تغییرات شگرفی ایجاد نشود و طرفین بتوانند بر اساس آن مذاکرات خود را برای رسیدن به توافق نهایی پیش ببرند.

 

یکی دیگر از خدمات گروه ما حسابداری و مشاوره مالیاتی در آلمان است که داشتن اطلاعات در این زمینه خالی از لطف نیست.

حسابداری و مشاوره مالیاتی در آلمان

 

پیش فاکتور (Proforma Invoice)

پرفورما هم نظیر کوتیشن جزئیاتی از فروش کالا و خدمات را در خود جای می دهد. پرفورما در مقایسه با کوتیشن یک سند معتبر برای عقد قراردادها محسوب می شود. یک پرفورمای استاندارد حاوی مطالبی به شرح زیر می باشد:

• شماره و تاریخ (Number and Date)
• شرح کالا و خدمات (... ,Description, Part Number)
• مقدار، قیمت واحد و قیمت کل و در صورت نیاز مبلغ ارزش افزوده (Quantity, Unit price, Total price, VAT)
• ترم تحویل کالا (Term of delivery)
• اعتبار قیمت (Validity)
• شرایط پرداخت (Term of payment)
• نام سازنده و کشور سازنده (Manufacturer name & Country of origin)
• زمان تحویل (Delivery time)
• قسم نامه (Affidavit)

همچنین در متن پرفورما می توان اطلاعاتی از وزن خالص و ناخالص کالا (Gross weight / Net weight) و نوع بسته بند (Type of packing) و شماره تعرفه کالا (HS Code) را قید کرد.

گاهی فروشنده در متن پیش فاکتور شرایطی را برای تحویل کالا ذکر می کند. بعنوان مثال اگر صادرات کالا نیاز به دریافت مجوزهای صادراتی خاص داشته باشد؛ نظیر مجوز BAFA جهت حمل برخی از کالا از آلمان، این موضوع در متن پیش فاکتور جهت اطلاع خریدار ذکر می شود.

نمونه ای از یک پیش فاکتور را در تصویر زیر می بینیم.

 

 

بارنامه یا Bill of lading سندی است که نشان می دهد کالا توسط شرکت حمل و نقل (Carrier) به وسیله حمل (Board) تحویل شده است. از سویی بارنامه نوعی قرارداد بین فرستنده بار (Shipper) و شرکت حمل و نقل است که توسط شرکت حمل و نقل صادر می شود.

انواع بارنامه در حمل و نقل بین المللی

 

فاکتور (Invoice)

فاکتور یکی از اصلی ترین مدارک در پروسه فروش محسوب می شود که پرداخت وجه بر مبنای آن انجام می شود. فاکتور یک سند رسمی است که در دفاتر حسابداری شرکت ها ثبت می شود. در فاکتور همان اطلاعات مندرج در پرفورما که قبلا به آنها اشاره شد، درج می شود.

در خرید و فروش هایی که بصورت لوکال در داخل یک کشور انجام می شود، معمولا ذکر مبالغ مربوط به مالیات بر ارزش افزوده ضروری است. این مبلغ در کشورهای مختلف و در زمان های مختتلف متفاوت است. بعنوان مثال مبلغ مالیات بر ارزش افزوده در آلمان در سال 2020 برای کالاهای استاندارد 19% ارزش کالا و خدمات و برای برخی از محصولات بویژه مواد غذایی 7% است. (این مبالغ به دلیل شیوع بیماری کرونا و تاثیر منفی آن بر تجارت هم اکنون به 16% و 5% کاهش یافته است). در آلمان و بسیاری از کشورهای دیگر برای کالاهای صادراتی ارزش افزوده به مبلغ فاکتور اضافه نمی شود.

 

رسید تحویل کالا (Delivery note)

سند دیگری که به هنگام تحویل کالا به خریدار صادر می شود، رسید تحویل کالا می باشد که حاوی اطلاعاتی از شرح کالا و مقادیر تحویل شده است و گاهی مبالغ هم در آن قید می شود. همچنین نام و مشخصات خریدار در آن ذکر می شود و یک نسخه از آن معمولا هم زمان با تحویل کالا به امضای گیرنده کالا می رسد. رسید تحویل کالا سند رسمی محسوب نمی شود و در دفاتر حسابداری به ثبت نمی رسد.

 

از دیگر خدماتی که باید پس از ثبت شرکت در آلمان از آن بهره ببرید، خدمات حقوقی و خدمات ویرچوال آفیس در آلمان است. با کلیک بر لینک های زیر با این خدمات آشنا می‌شوید.

خدمات حقوقی در آلمان

خدمات ویرچوال آفیس در آلمان