مهارت های مذاکره
مذاکره فرآیندی است که در آن دو یا چند طرف با مصالحه و یا گفتگو به توافق رضایت‌مندانه و سودمند متقابل می رسند تا اختلافات را مرتفع کنند و یا از آنها جلوگیری کنند. درگیری زمانی است که دو یا چند نفر در مورد یک مسئله خاص اختلاف نظر داشته و سعی در دستیابی به نتیجه‌ای دارند که فقط برای هر یک از طرفین مفید باشد اما برای جلوگیری از چنین نتیجه مغرضانه‌ای، مذاکره انجام می شود. منفعت متقابل رمز موفقیت در مذاکره است.
مذاکره تقریباً در هر جنبه از زندگی انجام می شود. در زندگی تجاری یا شخصی، بین دو شرکت یا خریدار و فروشنده در بازار، بین مادر و کودک، وقتی مادری موافقت می‌کند که کودک اگر یک ساعت درس بخواند، می‌تواند بازی کند. همه ما هر روز بیشتر از آنچه می دانیم، مذاکره می کنیم.
حوزه اصلی و تخصصی گروه ما ثبت شرکت در آلمان و اخذ اقامت آلمان از طریق ثبت شرکت است. در این باره بیشتر بدانید.
12 مهارت برتر مذاکره که باید دارا باشید:
در زیر تعدادی از مهارت های مذاکره وجود دارد که هر مذاکره کننده‌ای باید دارا باشد. اینها نه تنها برای پیروزی در یک مذاکره بلکه برای داشتن مذاکره ای روشن و دقیق، موثر هستند.
1) گوش کردن:
بسیاری از افراد موافق این واقعیت نیستند که می توان گوش کردن موثر را به عنوان یک مهارت طبقه بندی کرد. شنیدن و گوش کردن متفاوت هستند. شنوایی زمانی است که کلمات به گوش شما می‌خورند بدون اینکه معنایی داشته باشند اما گوش دادن زمانی است که کلمات شنیده می شوند و قابل درک هستند. بیش از نیمی از مشکلات جهان به دلیل ضعف در گوش کردن است.
دلیلی برای اینکه دو گوش و یک دهان به انسان داده شده وجود دارد. اختلاف یا درگیری زمانی اتفاق می افتد که مواردی که گفته می شوند یا منتقل می شوند، درک نشوند که بیشتر اوقات دلیل آن ضعف در گوش کردن است. در حال مذاکره زمانی که یک طرف صحبت می کند، دیگران باید سعی کنند حرفش را قطع نکنند و گوش کنند.
هر دو طرف زمانی برای صحبت کردن دارند، تا زمانی که یکی از آنها صحبت خود را متوقف نکند، دیگران نباید شروع به صحبت کنند و با دقت به آنها گوش کنند. گوش کردن صحیح، یادداشت برداری یا نت برداری و در نهایت پاسخ دادن به همه آنها باید روندی باشد که طرفین آن را دنبال کنند.
2) برقراری ارتباط:
همه می توانند صحبت کنند اما تعداد کمی ارتباط برقرار می کنند. ارتباط خوب به این معنی است که شنونده، طرف مقابل را که سعی در برقراری ارتباط دارد، درک کند و هرگونه شک و تردید در فهم درست مطالب را از بین ببرد. برای برقراری ارتباط خوب، ضروری است که فرد درک مناسبی از صحبت های طرف مقابل داشته باشد.
خواست طرفین باید در هنگام مذاکره بدون هیچ گونه ابهامی و به طور موثر اعلام شود. مهارت های ارتباطی نیز در مرحله بحث کردن در مذاکره و اقناع دیگران مفید است.
3) تجزیه تحلیل کردن مشکل و حل مشکل:
یک مذاکره کننده موفق همچنین باید مهارت تجزیه و تحلیل مسئله و حل آن را داشته باشد. مذاکره از طرفی بحث در مورد یک مسئله و رسیدن به نتیجه ای است که برای هر دو طرف مفید باشد و نیاز به درک ماهیت مسئله، موانع بر سر راه حل مسئله، راه حل های جایگزین مشکلات و پیامدهای بعدی آن دارد. اما مذاکره در نهایت حل یک مسئله است و برای حل مشکل، مهارت های عالی حل مسئله ضمن کنار گذاشتن دستاوردهای شخصی لازم است.
4) کارِ گروهی:
کار تیمی چه برای مذاکره و چه برای سایر انگیزه ها همیشه موثر است. کار گروهی می تواند در میان یکدیگر یا در میان تمام طرف های مذاکره باشد. تفکر تیمی و درک، ارائه و حل مسئله به صورت تیمی به مذاکره موفق کمک می کند. در حالت ایده‌آل، این اتفاق می افتد که افرادی که در مذاکره شرکت می کنند، به عنوان تیم استراتژی، بحث و نتیجه گیری کنند.
یکی دیگر از خدمات گروه ما حسابداری و مشاوره مالیاتی در آلمان است که داشتن اطلاعات در این زمینه خالی از لطف نیست.
حسابداری و مشاوره مالیاتی در آلمان
5) صبوری:
مذاکره می تواند فرآیندی طولانی باشد که در آن شخص باید صدای هر طرف را بشنود. نظرات موافق و نظرات مقابله ای وجود خواهد داشت و با ارائه دیدگاه ها و مشکلات و راه حل های مختلف، موضوع می تواند طولانی تر شود.
در کنار گوش کردن، باید صبور باشد تا صحبت همه را بشنود و سپس این چرخه را ذکر کرده و شاید تکرار کند تا وقتی همه قانع شوند و در یک سو قرار بگیرند. بخشی از این درگیر مذاکره شدن از طریق پرسیدن سوال در هر بخشی که لازم است میباشد تا از سردرگمی های بعدی جلوگیری شود.
6) جسارت:
جنبه‌ی زیرکانه‌ی دیگری از مذاکره، قاطع بودن در حین بیان نظرتان است. این جنبه زیرکانه است زیرا بین قاطع بودن و تحت فشار قرار دادن تفاوت بسیار ظریفی وجود دارد. هیچکس مذاکره کننده ای که اهل تحت فشار قرار دادن باشد و هر کس را وادار به انجام آنچه که فکر می کند درست است، بکند را دوست ندارد؛ بلکه همه از یک شخص قاطع قدردانی می کنند که بدون مجبور کردن کسی برای دنباله روی از عقاید خود، به دنبال پیشبرد عقاید و دیدگاه های خود است و در عین حال به عقاید و نظرات دیگران به درستی گوش می دهد.
برخی از تکنیک ها مانند پاسخ‌های مبهم (Fogging responses) - که به معنای پاسخ های نامشخص به نظرات منفی یا سوالات پاسخ دهندگان است و یا تکنیک تثبیت اعتصاب (Struck record) - به معنای دادن پاسخ های یکسان به نظرات منفی به روشی خونسرد و آرام و... می تواند برای قاطعیت استفاده شود.
7) ارتباط سازی:
این مهارت هنگام مذاکره بسیار مفید است. داشتن یک رابطه خوب با اعضای مذاکره کننده از قبل، ایجاد اعتماد و اقناع طرف های دیگر در مورد حقایق را آسان می کند. در صورت ایجاد رابطه و تفاهم بین اعضا، مذاکره به یک روند سریعتر تبدیل میشود.
ارتباط همچنین می تواند در زمان مذاکره با اجتناب از گفتگوهای روزمره و آغاز مذاکرات کاری گاه به گاه ساخته شود. از یک سو بحث های رسمی زیاد باعث می شود، جلسات خشک باشند و اعضاء غالباً سعی می کنند برای پایان دادن به آن صرفا به پایان جلسه فکر کنند، از سویی دیگر یک رابطه دوستانه به انجام سریعتر مذاکرات کمک می کند.
8) زبان بدن:
در حالی که مهارت‌های کلامی هنگام مذاکره اهمیت بیشتری دارند، مهارت‌های غیرکلامی نیز اهمیت دارند. لباس، حرکات، حالت ها همه چیز توسط طرف مقابل مشاهده می شود و در مذاکره تأثیر دارد.
به عنوان مثال، اگر رئیس یک شرکت تجاری بسیار معتبر و با اخلاق، پیراهنی با موهای نامرتب را پوشیده و با حالتی شل و وا رفته در مذاکره بنشیند، تأثیر کلی منفی ایجاد می کند. در حالی که یکی دیگر از رئیسان شرکت های زیان‌ده در جلسه ظاهر می شود که ظاهراً حرفه ای و شیک است و با دقت گوش می کند و در مذاکرات شرکت می کند، او مورد پسند قرار می‌گیرد و احتمالاً جلسه را به نفع خود به پایان می‌برد.
از دیگر خدماتی که باید پس از ثبت شرکت در آلمان از آن بهره ببرید، خدمات حقوقی و خدمات ویرچوال آفیس در آلمان است. با کلیک بر لینک های زیر با این خدمات آشنا می‌شوید.
9) حرفه‌ای بودن و آداب معاشرت:
این یک مهارت ناگفته است که هر شخصی باید آن را دارا باشد. این یک مزیت اضافی برای هر مذاکره کننده است. حرفه ای بودن و داشتن آداب و معاشرت به معنای به موقع بودن، خطاب به همه با احترام، نشان دادن اشتیاق و ادب مناسب در هر کجا که لازم باشد، درگیر شدن و ابراز عقاید به روشی حرفه ای و داشتن استانداردهای کلی مناسب در همه موارد.
10) مهارت های بیان کردن و ارائه:
داشتن مهارت ارائه در هر مذاکره ای برای ارائه مشکل و واقعیت ها به روشی مناسب، رسمی و قابل فهم بسیار مهم است. استفاده از جدیدترین ابزارها برای ساده سازی حقایق و ارائه آنها به روشی شایسته و حرفه ای نیاز به مهارت‌های خوب ارائه دارد. اگر این مهارت ها با مهارت های ارتباطی استثنایی و متقاعد کننده همراه شود، روند کار بی نظیر است.
11) چندزبانی و چندفرهنگی:
این یک مهارت بسیار ارزشمند در مذاکره است. این گونه نیست که همیشه در مذاکرات با افرادی که زبان یا فرهنگ مشترکی با ما دارند مذاکره کنیم. ممکن است شرکتی از ژاپن با کشوری از اروپا معامله کند.
در این موارد، خوب است که مهارت های چند زبانه داشته باشیم تا طرف مقابل دیدگاه ما را بهتر درک کند و نظر خود را مطرح کند. درک و احترام به فرهنگ دیگران نیز به همان اندازه مهم است. به عنوان مثال، در ژاپن تخلیه بشقاب شام بی ادبانه است و آنها معتقدند اگر کسی بشقاب را خالی کرده است، غذای بیشتری می خواهد. ترک غذا به عنوان نشانه خوبی در ژاپن است در حالی که در هند، گذاشتن غذا در بشقاب بی ادبانه است و گستاخی محسوب می شود. آگاهی از چنین مواردی از قبل به روندی آرام در مذاکرات کمک می کند.
12) بهترین گزینه‌ی جایگزین را برای عدم توافق پیش بینی کنید:
بهترین گزینه را برای عدم موفقیت در مذاکرات پیش بینی کنید. این فقط در صورت شکست مذاکرات و عدم دستیابی به اجماع و یا در صورت عدم توافق یک یا چند طرف مذاکره در مورد گزینه ای که پیدا شده است، استفاده می شود. گزینه جایگزین می تواند مانند تعلیق دائمی مذاکرات و یا تشکیل برخی اتحاد ها و غیره باشد.
مذاکره کردن یک هنر و یک مهارت است. البته در تجارت، توانمندی و مهارت‌های دیگری نیز لازم و ضروری هستند که بسیاری از آنها با تمرین و ممارست قابل دستیابی هستند. مقاله زیر را در این رابطه بخوانید.
مواردی که باید در مذاکره از آنها پرهیز کرد
- از حواس پرتی در اتاق جلسه خودداری کنید زیرا فضای خوبی ایجاد نمی کند. در صورت نیاز، اطمینان حاصل کنید که عوامل حواس پرتی افراد مانند ایمیل، تلفن، لپ تاپ و غیره خاموش است. وقتی در اتاق هستید، واقعاً در اتاق باشید.
- اشتیاق بیش از حد را محدود کنید. انتظار می رود تا با ایجاد تعادل در رفتارهای رسمی و غیر رسمی بتوانید ساختار جلسه را حفظ نمایید.
- از بحث و جدال اجتناب کنید. مشاجره هیچ نتیجه ای نخواهد داشت و باعث برهم زدن خونسردی افراد دیگر خواهد شد. به جای آن ارائه نظرات واقعی و منطقی می تواند کمک کند. حتی اگر طرف مقابل ریشه ای خصمانه دارد، پیشنهاد می شود با حرفه ای بودن خونسردی خود را حفظ کنید.
- از گفتگوهای غیررسمی و غیرحرفه ای خودداری کنید. این مساله باعث منحرف شدن بحث و مذاکره می شود.
- برنده شدن کاری نیست که فرد هنگام مذاکره انجام دهد، بلکه اصطلاح مذاکره به معنای آن است که شما برنده نخواهید شد و هیچ کس دیگری نیز برنده نخواهد شد. از این رو تلاش برای پیروزی در مذاکرات هرگز ممکن نخواهد بود. باید فقط تلاش کرد و ضرر نکرد.
- حفظ دلخوری از نظر حرفه ای نتیجه ای نخواهد داشت. باید درک کرد که در پایان روز، هیچ چیز شخصی در این مورد وجود ندارد و همه چیز حرفه ای است. سوء تفاهمات در صورت وجود باید در مراحل اولیه روشن شود تا از کینه های شخصی جلوگیری شود.
- از تکرار مکرر واقعیت ها خودداری کنید. درعوض، هنگامی که برای اولین بار توضیح میدهید، اطمینان حاصل کنید که همه متوجه سخنان شما شده اند. در عوض، اگر کسی خواست یک نکته خاص را تکرار کنید، این کار را با کمال میل انجام دهید تا زمانی که سخنان شما را بفهمند یا قانع شوند.